Да ли вам је мука да са колегама комуницирате преко порука и видео-позива

Беба од 14 месеци стоји у лавору и држи шерпу на глави. Држи се за кухињски сто за којим њена мама са слушалицама и микрофоном покушава да одржи састанак са канцеларијом. Около брдо дечијих играчака, папира, фасцикли, потпуно помешан пословни и свет детета.

Ову фотографију нам је у групи на Вајберу послала другарица пре неколико месеци, фотографисао је њен муж, који такође ради од куће. Слика и прилика 2020. године. Не сумњам да су многима од вас пријатељи у последњих девет месеци слали сличне фотографије.

Од кад је почела епидемија и масован прелазак на рад од куће, кухиња је постала канцеларија, дневна соба теретана и канцеларија број 2. Не зна се где се живи а где ради, где одеш да побегнеш од посла а где од куће.

Укратко - хаос, у ком смо се нашли колективно, не својом вољом.

Ако је нешто, поред страха од болести, обележило ову годину, онда је то страх од губитка посла. То значи да посао морамо да радимо добро као да је све нормално, без ометања, да одржавамо колико-толико уобичајену комуникацију, тимски дух и јасну поделу послова.

Како у не-епидемијским околностима, тако и сада, једна од најважнијих ставки за добар посао је комуникација.

Игор Михајловић је тимлидер у америчкој фирми НЦР и од почетка епидемије ради од куће. За интерну комуникацију служе се порукама преко Мајкрософт тимса.

Ипак, поруке често нису довољне, а стручњаци препоручују да се на недељном, месечном па чак и дневном нивоу одржавају видео-састанци. Управо такву праксу примењује Игор Михајловић са својим тимом.

"С обзиром на то да је у овим временима јако битно одржати директан контакт са људима, на недељном и месечном нивоу имамо међусобне аудио/видео позиве који представљају неку врсту замене за уобичајене састанке у канцеларији", истиче Михајловић.

Ко пита, не греши (много и често)

За ових девет месеци је било бројних изазова, дешавало се да дође и до "шумова" у комуникацији.

"Што због техничких ствари као што су ‘пуцање‘ интернета или проблеми са слушалицама, тако и до саме чињенице да је комуникација лицем у лице ипак најделотворнији вид комуникације, јер особа којој се обраћате не само да чује оно што причате, већ на основу ваших гестикулација и самог става може много боље да схвати и резонује комплетну идеју. Док се при комуникацији ‘на даљину‘ морају бирати речи и много више пажње посветити самог тону разговора, нарочито у овом ‘вишејезичном‘ послу где је коришћење страног језика свакодневница", наводи Михајловић.

Током онлајн преписке често се дешава да због знака интерпункције на погрешном месту или лошег распореда речи у реченици неко од колега нешто не разуме. То последично може да доведе до грешке и замерке надређених.

Психолог Јована Јовановић указује и на психолошки аспект лоше комуникације.

"Људи током периода короне често не разумеју једни друге и зато што су под стресом, и зато што се споро адаптирају на нове услове, и зато што су им се навике и дневна рутина тотално променили, јер то све заправо утиче на то да концентрација слаби и комуникација буде лошија", истиче Јовановићева.

Због тога, додаје, треба што чешће постављати питања.

"Увек замолити супротну страну да нам објасни како је он/а разумела све о чему смо разговарали и да ли је нешто у томе било нејасно", истиче психолог.

Смајли, гиф – да или не?

Уколико дође до грешке, важно је изабрати прави начин да се на то скрене пажња - да се бирају речи да онај који пише не би звучао престрого.

Игор Михајловић истиче да је то посебно важно јер је главни циљ да се та грешка више не понови, а опет и да се само упућивање на грешку тој особи представи као неки вид "пријатељског савета", и начина да се из тога научи нешто ново и да се напредује на личном нивоу.

У овим околностима, каже, то може представљати нешто већи изазов него што би то било да су сви у канцеларији.

"Упућивање на неке ситне грешке писаним путем може звучати много формалније и може деловати доста агресивније уколико се та писана форма не прилагоди неком суптилнијем начињу обраћања, уз правилно коришћење знакова интерпункције на пример, па чак понекад и ‘емотикона‘", наглашава Михајловић.

Психолог Јована Јовановић сматра да је у реду користити смајлије и гифове уколико је у питању неформалан однос, док, како каже, формални односи захтевају професионално опхођење.

"Иначе, уколико се особа у формалном односу понаша неформално, може бити схваћена као неозбиљна особа. Али такође оне људе који у неформалним односима не користе смајлије и гифове људи сматрају строгим и затвореним и неемотивним", наводи Јовановићева.

Интонација која нервира

Неприлагођена интонација шефа или колеге је још један од важних фактора. Вероватно сте се сусретали са таквим ситуацијама уживо, када пожелите да их, као телевизор, утишате... Понекад и поруке или мејлови могу тако да звуче, као да говоре гласно или бесно.

Ако неко, било да је то у питању шеф или запослени, разуме да је интонација у поруци лоша - то значи да се иза такве поруке крију нека осећања незадовољства, каже Јовановићева.

То су најчешће туга, љутња, бес, или страх.

"Ко год да примети да му се неко обраћа са ‘лошом интонациојом‘, треба да каже нешто попут ‘видим да се данас не осећате добро како могу да вам помогнем?‘ Ако је одговор никако, онда значи да је то нешто што није до вас, а ако је то нешто што се тиче вас, особа ће вам скренути пажњу у чему је проблем", истиче психолог.

Стручњаци за комуникацију порепоручују да поруке буду конкретне и јасне – да нема описа и апстрактних објашњења, што може додатно да збуни колегу или запосленог.

Да ли смо се уморили од писања порука и видео-позива?

Када је све почело, многи од нас су рад од куће схватили као период одмора и успоравања. Не морамо да седимо у канцеларији са оним колегом који нас нервира и шири лошу енергију у тиму.

Сада, после девет месеци, многи би да се врате у канцеларију, користе заједничке паузе за шалу и приватне разговоре, и о послу се договарају уживо. Заморне су постале и десетине порука и мејлова који стижу дневно.

Игор Михајловић један је од оних којима комуникација уживо више одговара.

"На овај начин много тога може остати недоречено и неки ставови и размишљања се у журби могу погрешно схватити, нарочито у писаној комуникацији путем мејла, док се у директном разговору такве ствари могу објаснити ‘у ходу‘", каже Михајловић. Сматра и да већина колега дели његово мишљење.

Психолог Јована Јовановић указује да се показало да онлајн комуникација слаби снагу тима јер рад од куће спада у високо индивидуални начин рада без обзира што особа припада одређеном тиму или ради за неку компанију.

"Субјективни осећај свакога ко ради од куће је да је на неки начин ‘сам свој газда‘, што доприноси томе да се рад одвија спорије и да често долази до конфликта јер свако мисли да ће његов део посла да одради неко други", истиче Јовановићева.

Игор Михајловић, са друге стране, не може да каже да су се људи отуђили или да се тимски дух погоршао, али истиче да је чињеница да свима недостаје свакодневна комуникација уживо.

"Такве ствари се најбоље примете када имаш неки интерни састанак у виду аудио/видео позива и када схватиш колико ти је драго што се после дуже времена поново чујеш и видиш са неким, па макар то било и путем мреже. Јер ипак смо сви навикли да проводимо заједно добар део дана, како на радном месту, тако и на заједничким паузама, и то су те неке ствари које ти у овим временима из канцеларије и највише недостају", јасан је Михајловић.

Много тога нас је научила ова 2020. која се лагано приводи крају. Између осталог и да је сваки члан тима на послу једнако важан. Да онолико колико јасно говоримо са њима, толико добро радимо посао.

И док се надамо да ће нас наредна година вратити "у нормалу" и да ће се канцеларија напокон иселити из дневне собе или кухиње, понеки смајли или гиф могли би да опусте ситуацију. Па чак и са колегама који нас понекад нервирају.