Mrzite da dajete negativne komentare kolegama – ovih 19 fraza vam mogu pomoći da to što bezbolnije obavite

Mnogi rukovodioci priznaju da im je najteže da kritikuju nečiji rad u direktnom kontaktu sa zaposlenim. Međutim, odlaganje uglavnom dovodi do toga da se remeti hemija u celom timu i brod kreće u pogrešnom smeru.

Kako povratiti brod na pravi kurs, naročito, ako ste poznati kao pozitivna i fina osoba u kompaniji. Kako napraviti taj korak da počnete da dajete konstruktivne povratne informacije?

Kler Liv, izvršna direktorka Agencije za obuku menadžera, Know Your Team, predlaže nekoliko fraza za koje je ustanovila da su najkorisnije ukoliko treba da date negativnu ocenu o nečijem radu.

Zatražite dozvolu da date povratne informacije o nečijem radu

Kada treba da iznesete negativne povratne informacije, najpre pitajte da li je kolega spreman sada ili u nekom drugom trenutku da ih čuje. Niko ne voli da ga prepadaju usred radnog dana ili da ga „bombarduju“ na licu mesta, a da ne očekuje loše vesti. Fraze koje mogu poslužiti za „traženje dozvole“: 

„Da li biste bili spremni da čujete kratke povratne informacije o nekoliko stvari koje sam primetio/la?“

„Pre neki dan sam čuo/la nekoliko stvari o kojima mislim da bi trebalo da porazgovaramo – da li ste otvoreni za to?“

„Imate li vremena tokom dana da porazgovaramo o nekoliko stvari koje sam primetio/la?“

„Da li biste želeli da sednemo i razgovaramo o različitim načinima na koje oboje možemo da poboljšamo učinak?“ (Koristite je samo ako iskreno želite da razgovarate o tome kako i sami možete da se poboljšate.)

Postavite se kao da vam je stalo do te osobe

Jasno stavite do znanja šta vam je namera kada kolegama dajete povratnu informaciju. Naglasite da se ne radi o tome da ih degradirate, već da želite da budu bolji. Na primer, možete reći nešto poput:

„Ovo govorim jer verujem u tebe i tvoje sposobnosti…“

„Kažem vam ovo jer želim da uspete…“

„Ovo mi je važno jer mi je stalo do uspeha tima u celini…“

Držite se konkretnih primera

Fokusirajte se na konkretne postupke, a ne na lične karakteristike osobe. Ovo pomaže da druga osoba ne zauzme čvrst odbrambeni stav kada joj iznesete komentar, a takođe pomaže da bude sasvim jasno šta zapravo želite da bude promenjeno.

„Kad ste to uradili ___, osećao sam se ___…“

„Evo šta sam video…”

„Evo šta sam primetio…”

„Evo gde mislim da postoji prilika da se poboljša…“

Na primer, ako mislite da je kolega napisao aljkav mejl klijentu, umesto da kažete: „Mislim da ste nemarni i neuredni“… mogli biste da kažete: „Primetio/la sam da je u mejlu koji ste napisali bilo nekoliko grešaka i bilo mi je neprijatno što je posao nemarno urađen.“

Imajte u vidu da niste nepogrešivi

Ne zaboravite da su vaše povratne informacije samo interpretacija onoga što ste primetili i vaš sopstveni pogled na to kako se stvari mogu poboljšati u budućnosti. Vaša perspektiva nije univerzalna istina. Da biste ovo razjasnili drugoj osobi, možete reći nešto poput:

„Da li sam nešto propustio/la?"

„Da li tako gledate na stvari ili vidite stvari drugačije?“

„Da li sam nešto pogrešno shvatio/la?“

„I sam/a sam nekada pravio/la ovakve greške…”

„Možda vam nisam dao/la sve informacije…”

Izgovorite poslednje dve fraze samo ako zaista verujete da ste ranije napravili istu grešku ili ako mislite da ste delimično krivi što niste podržali ovog zaposlenog onako kako ste mogli. Nema napretka ako izgovorite ove fraze, a ne mislite tako.

Pokažite zainteresovanost

Kada dajete povratnu informaciju, to bi trebalo da izgleda kao razgovor. Niko ne voli da mu se pridikuje. Ovo je istovremeno i prilika da čujete i šta taj kolega misli o problemu.  Da biste to uradili, možete jednostavno pitati…

„Šta vi mislite?"

„Ima li nešto što vam nije bilo jasno?“

„Šta mislite da bismo mogli da preduzmemo kako bismo krenuli napred?“

Osim korisnih fraza, podsetite se da je davanje teških, iskrenih povratnih informacija u najboljem interesu vašeg tima. Biti dobar vođa zahteva ponekad teške i neprijatne razgovore. To je prirodan i ne tako glamurozan deo pozicije lidera. Podsetite se da je ovo deo posla, koliko god da je bolan i da govoreći istinu radite pravu stvar.

Verovatno i dalje ne volite da dajete negativne povratne informacije, ali ove fraze će vam pomoći da postanete bolji u tome, smatra Kler Liv.