Мрзите да дајете негативне коментаре колегама – ових 19 фраза вам могу помоћи да то што безболније обавите

Многи руководиоци признају да им је најтеже да критикују нечији рад у директном контакту са запосленим. Међутим, одлагање углавном доводи до тога да се ремети хемија у целом тиму и брод креће у погрешном смеру.

Како повратити брод на прави курс, нарочито, ако сте познати као позитивна и фина особа у компанији. Како направити тај корак да почнете да дајете конструктивне повратне информације?

Клер Лив, извршна директорка Агенције за обуку менаџера, Know Your Team, предлаже неколико фраза за које је установила да су најкорисније уколико треба да дате негативну оцену о нечијем раду.

Затражите дозволу да дате повратне информације о нечијем раду

Када треба да изнесете негативне повратне информације, најпре питајте да ли је колега спреман сада или у неком другом тренутку да их чује. Нико не воли да га препадају усред радног дана или да га „бомбардују“ на лицу места, а да не очекује лоше вести. Фразе које могу послужити за „тражење дозволе“: 

„Да ли бисте били спремни да чујете кратке повратне информације о неколико ствари које сам приметио/ла?“

„Пре неки дан сам чуо/ла неколико ствари о којима мислим да би требало да поразговарамо – да ли сте отворени за то?“

„Имате ли времена током дана да поразговарамо о неколико ствари које сам приметио/ла?“

„Да ли бисте желели да седнемо и разговарамо о различитим начинима на које обоје можемо да побољшамо учинак?“ (Користите је само ако искрено желите да разговарате о томе како и сами можете да се побољшате.)

Поставите се као да вам је стало до те особе

Јасно ставите до знања шта вам је намера када колегама дајете повратну информацију. Нагласите да се не ради о томе да их деградирате, већ да желите да буду бољи. На пример, можете рећи нешто попут:

„Ово говорим јер верујем у тебе и твоје способности…“

„Кажем вам ово јер желим да успете…“

„Ово ми је важно јер ми је стало до успеха тима у целини…“

Држите се конкретних примера

Фокусирајте се на конкретне поступке, а не на личне карактеристике особе. Ово помаже да друга особа не заузме чврст одбрамбени став када јој изнесете коментар, а такође помаже да буде сасвим јасно шта заправо желите да буде промењено.

„Кад сте то урадили ___, осећао сам се ___…“

„Ево шта сам видео…”

„Ево шта сам приметио…”

„Ево где мислим да постоји прилика да се побољша…“

На пример, ако мислите да је колега написао аљкав мејл клијенту, уместо да кажете: „Мислим да сте немарни и неуредни“… могли бисте да кажете: „Приметио/ла сам да је у мејлу који сте написали било неколико грешака и било ми је непријатно што је посао немарно урађен.“

Имајте у виду да нисте непогрешиви

Не заборавите да су ваше повратне информације само интерпретација онога што сте приметили и ваш сопствени поглед на то како се ствари могу побољшати у будућности. Ваша перспектива није универзална истина. Да бисте ово разјаснили другој особи, можете рећи нешто попут:

„Да ли сам нешто пропустио/ла?"

„Да ли тако гледате на ствари или видите ствари другачије?“

„Да ли сам нешто погрешно схватио/ла?“

„И сам/а сам некада правио/ла овакве грешке…”

„Можда вам нисам дао/ла све информације…”

Изговорите последње две фразе само ако заиста верујете да сте раније направили исту грешку или ако мислите да сте делимично криви што нисте подржали овог запосленог онако како сте могли. Нема напретка ако изговорите ове фразе, а не мислите тако.

Покажите заинтересованост

Када дајете повратну информацију, то би требало да изгледа као разговор. Нико не воли да му се придикује. Ово је истовремено и прилика да чујете и шта тај колега мисли о проблему.  Да бисте то урадили, можете једноставно питати…

„Шта ви мислите?"

„Има ли нешто што вам није било јасно?“

„Шта мислите да бисмо могли да предузмемо како бисмо кренули напред?“

Осим корисних фраза, подсетите се да је давање тешких, искрених повратних информација у најбољем интересу вашег тима. Бити добар вођа захтева понекад тешке и непријатне разговоре. То је природан и не тако гламурозан део позиције лидера. Подсетите се да је ово део посла, колико год да је болан и да говорећи истину радите праву ствар.

Вероватно и даље не волите да дајете негативне повратне информације, али ове фразе ће вам помоћи да постанете бољи у томе, сматра Клер Лив.