Structured Problem Solving – методологија која нам помаже да не правимо пословне грешке

Неретко се у организацијама дешава да се решавање проблема претвори у вишеструко отклањање последица, тако што „угасимо пожар“ и ту станемо, не предузимајући даље акције да спречимо понављање исте грешке.

Свако поновно јављање указује на то да сам проблем није решен тј. да није отклоњен прави узрок проблема. Овакав начин привидног решавања проблема са собом доноси велики број радних сати, додатне трошкове и изазове у успостављању стабилних процеса.

„Најбоље светске праксе временом су изнедриле једноставну методологију за структурно решавање проблема која на систематичан начин води до проналажења узрока, његовог отклањања и хоризонталног ширења добре праксе кроз целу организацију како се проблем не би појавио на другим местима“, кажу стручњаци из домаће компаније Текор консалтинг.

У различитим гранама индустрије су се усталили многобројни формати структурног решавања проблема као што су 8Д Репорт и А3 Репорт, 11 корака каизена и слично, али се сви они ослањају на Тојота Бизнис праксу и ПДЦА циклус. Тојота је као колевка многих Kаизен/Лин алата (5С, СМЕД, ТПМ) ставила фокус на процес и елиминацију расипања из њега.

Стандардан Проблем Солвинг приступ предвиђа осам корака који осигуравају да се на систематичан начин обезбеди трајно уклањање проблема који су се јавили:

1. Формирање тима

Формирајте мултидисциплинарни тим који ће проблем посматрати из различитих углова и који поседује потребна знања за његово решавање. Проблем решавајте у Гемби, а не у канцеларији.

2. Опис проблема

Приликом описа проблема користите егзактне податке а не утиске и мишљења

Одговорите на питања 5W2Х:
What - Шта је проблем? When - Kада је настао/уочен? Who - Kо је уочио проблем? Where - Где је проблем уочен? Why - Зашто је то проблем? How - Kако се проблем испољио? How much - Kолико нас проблем кошта?

3. Декомпензација проблема и акције за сузбијање пожара

Kако нас велики проблем не би уплашио разбите га на мање делове (нпр шкарт 30% од чека је 10% услед људске грешке, 8% лош улазни материјал и 12% технолошки проблеми). Извршите декомпозицију већих проблема и прво решавајте оне проблеме који имају највећи утицај. Предузмите акције за сузбијање ширења последица проблема и заштитите корисника.

4. Руткоз анализа
Идентификујте све потенцијалне узроке проблема користећи Исхикава (рибља кост) дијаграм. Методом н/3 одредите примарне узроке и извршите детаљну анализу методом 5WХY.

5. Дефинисање корективних мера
Дефинишите мере које ће елиминисати узрок проблема, а не последице. При дефинисању корективних мера примарни фактор који треба анализирати је утицај на узрок проблема, секундарни је напор за извођење мере, а терцијарни цена спровођења.

6. Валидација корективних мера

Проверите да ли су имплементиране корективне мере постигле жељени циљ. У случају да мера не даје жељене резултате поново завртите ПДЦА точак. Kада се постигну жељени резултати добра пракса постаје стандард.

7. Дефинисање превентивних мера

Дефинишите која унапређења у систему и процесима треба да спрече поновни настанак проблема. Имплементирајте ПокаЏоук и радите на визуелизацији у Гемби.

8. Научене лекције и награђивање тима

Стечена знања и добру праксу стандардизујте и проширите хоризонтално дуж целе организације како би се спречио настанак истог проблема на другим местима. Наградите тим и прославите успех.